Aansprakelijkheid bij misstanden: niets gedaan en toch/juist verantwoordelijk

Over melders en meldingen

De betekenis van de toon aan de top

‘Niet knoeien met fraude’

Een forensisch fraudeonderzoek: hoe verloopt dat?

Fraude…de eerste acties maken het verschil

Daders, intenties en onschuld

Eindelijk aanpak van faillissementsfraude?

Lessen uit tien jaar onderzoek naar fraude

Onderzoek en publiciteit: de haken en ogen

Steeds vaker vormen publicaties in de media een aanleiding voor het starten van een intern onderzoek. Soms is de bron van een bericht een klokkenluider die intern geen gehoor kreeg en als laatste uitweg een journalist op het spoor van een vermeende misstand zette. In andere gevallen is het journalistieke nieuwsgierigheid en speurzin zelf die een vermoedelijk onrecht aan het licht brengt. Vaak is het een combinatie van de twee. Het resultaat is grote ophef, die gepaard gaat met een sterke maatschappelijke aandrang om opheldering te verschaffen. Voorbeelden hiervan uit de praktijk van Integis zijn de zogenaamde bonnetjesaffaire bij de Provincie Limburg, problemen rond vastgoed bij zorginstelling Daelzicht en in opspraak geraakte woningcorporaties zoals Vitaal Wonen en Vestia of een financiële instelling als SNS. De aankondiging van een onafhankelijk en onpartijdig onderzoek is vaak afdoende om in dergelijke gevallen in ieder geval tijdelijk weer enige rust te laten wederkeren.

Tegelijkertijd is het onontkoombaar dat het resultaat van een dergelijk onderzoek op enig moment met de buitenwereld wordt gedeeld. Aan een dergelijke openbaarmaking zitten echter wel de nodige haken en ogen. Het is één van de redenen waarom een onderzoeksbureau als Integis in de opdrachtbevestiging specifieke bepalingen opneemt over hoe om te gaan (met de resultaten van) een onderzoeksrapport, waaronder het vragen van toestemming aan Integis voorafgaand aan eventuele verspreiding.

Later meer over die bepalingen; nu eerst een voorbeeld.

In opdracht van een gemeente voerden wij een onderzoek uit waarbij tien ambtenaren hangende  dat onderzoek op non-actief waren gesteld. Het ging dan ook om een gevoelige kwestie. Na afronding van het onderzoek zette de desbetreffende gemeente het rapport integraal op het intranet – waarna het snel ook het internet bereikte. Die publicatie was verricht zonder de vereiste toestemming van Integis. Als gevolg hiervan werden persoonlijke verklaringen en persoonlijke zaken openbaar die uit oogpunt van privacybescherming vertrouwelijk hadden moeten blijven.

Naast overwegingen van privacy spelen ook andere elementen een rol bij het openbaar maken van een rapport. Dan hebben wij het bijvoorbeeld over het voorkomen dat een partij ‘aan de haal gaat’ met de onderzoeksbevindingen met als één  van de risico’s dat (al dan niet als gevolg van bewust misbruik)  de reputatie van personen of ondernemingen beschadigd raakt. Een ander risico is dat de onderzoeksresultaten voor een heel ander doel worden gebruikt dan met het onderzoek werd beoogd. Zoals wij in een eerder artikel al aangaven vindt een forensisch onderzoek niet voor niets plaats op basis van een heldere en eenduidige opdrachtformulering, waarbij ook altijd wordt aangegeven welk doel het onderzoek dient. Deze afbakening moet voorkomen dat een onderzoek naar alle kanten ‘uitwaaiert’. Daarnaast legt de opdrachtbevestiging nog een aantal andere belangrijke zaken vast die moeten helpen verzekeren dat een rapport niet oneigenlijk wordt gebruikt. Deze staan in zekere zin in het verlengde van genoemde opdrachtformulering en doelomschrijving.

Het rapport is uitsluitend bestemd voor degene die de opdracht heeft verleend. Die bepaling moet helpen de vertrouwelijkheid te waarborgen en te voorkomen dat derden met de bevindingen aan de haal gaan. Daarover staat letterlijk vermeld: ‘De rapportage (of delen ervan) mag (mogen) zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming niet in welke vorm dan ook aan derden ter beschikking worden gesteld, anders dan verplicht bij of krachtens wet of gerechtelijk oordeel’. Dit geldt ook voor het (laten) citeren uit een rapportage.

In sommige gevallen, afhankelijk van het soort onderzoek, kan bij voorbaat toestemming worden verleend voor het delen met derden, bijvoorbeeld aan het bestuur of de interne of externe toezichthouder. In andere gevallen blijft de bepaling overeind staan. Dat zijn de gevallen waarbij een rapportage persoonsgevoelige of bedrijfsgevoelige informatie bevat die vertrouwelijk moet blijven of die mogelijk voor een oneigenlijk doel kan worden gebruikt. Dat laatste kan gaan om zaken als moedwillige beschadiging van een persoon of het op oneigenlijke wijze behalen van concurrentievoordeel.

Maar wat wanneer de opdrachtgever zich min of meer moreel heeft verplicht, dan wel letterlijk verplicht is, om maatschappelijk verantwoording af te leggen?

Er zijn diverse mogelijkheden om de resultaten van een onderzoek publiek te maken zonder dat daarbij informatie vrijkomt die persoonsgevoelig is of die voor andere doeleinden gebruikt kan worden dan het doel dat met het onderzoek werd beoogd. Een optie is dat de opdrachtgever voor de buitenwereld een eigen memo of persbericht opstelt waarin de voornaamste bevindingen zijn opgenomen. Het nadeel daarvan kan zijn dat het stempel van onafhankelijkheid en onpartijdigheid dat op het eigenlijke rapport rust, niet meer aanwezig is. Dat kan de zeggingskracht en geloofwaardigheid van de bevindingen aantasten en leiden tot scepsis en onvrede bij politiek, media en het bredere publiek.

Een andere mogelijkheid is dat het onderzoeksbureau zelf voor een geautoriseerde samenvatting zorgt die het rapport adequaat weergeeft zonder daarbij kwetsbare informatie prijs te geven. Voorwaarde daarvoor is dat een dergelijke samenvatting zeer dicht bij het originele rapport moet liggen. Het kan niet zo zijn dat als gevolg van een samenvatting en bijvoorbeeld een abstractere woordkeuze de tekst een strekking of kleuring krijgt die in de oorspronkelijke tekst afwezig was. Wanneer op voorhand al duidelijk of waarschijnlijk is dat de resultaten extern moeten worden gecommuniceerd, kunnen de auteurs van de rapportage bij het schrijven er al voor zorgen dat passages eenvoudig overgenomen kunnen worden voor de samenvatting.

Nog weer een andere optie die soms wordt toegepast is dat het onderzoeksbureau naast de oorspronkelijke vertrouwelijke rapportage een geanonimiseerde, door het bureau geautoriseerde versie daarvan produceert. De geanonimiseerde rapportage, waarin namen, functieaanduidingen en soms ook financiële gegevens onherkenbaar zijn gemaakt, leent zich dan voor openbaarmaking. De vervaardiging van een geanonimiseerd rapport is soms een dans op het slappe koord. Ondanks de anonimisering moet het rapport namelijk wel de gewenste duidelijkheid en helderheid over de onderzochte kwestie verschaffen. Tegelijkertijd bestaat het risico dat een geanonimiseerd rapport uitnodigt tot een invuloefening voor ingewijden of tot gespeculeer door buitenstaanders.

Een aanverwant aspect hiervan is dat onderzoeksbureaus als Integis nooit aan media een nadere toelichting op een onderzoek of onderzoeksrapport zullen verstrekken. De kracht en tegelijkertijd beperking van een forensisch onderzoeksrapport is namelijk dat nooit één millimeter verder kan worden gesprongen dan de forensische polsstok lang is.

Er is nog een belangrijk aspect dat een rol speelt bij een besluit over de integrale openbaarmaking van een rapport. Bijlagen kunnen onderdeel uitmaken van het rapport dat een forensisch onderzoeksbureau oplevert. Vaak bevatten juist die bijlagen gedetailleerde en persoonsgevoelige informatie.  Vanwege het leesbaar houden van het hoofdrapport zijn deze bijlagen vaak niet in extenso in het rapport opgenomen, maar ze vormen wel een onmisbare verantwoording van de grondslagen van de bevindingen in het rapport. Het is van belang dat een opdrachtgever daar rekening mee houdt. Daarmee voorkomt hij dat  hij zichzelf in een lastig parket plaatst door aan te kondigen dat het integrale onderzoek openbaar wordt gemaakt, terwijl de bijlagen zich niet voor openbaarmaking lenen.

Of en in welke vorm het onderzoek openbaar wordt gemaakt is een keuze van de opdrachtgever. Het onderzoeksbureau zal die keuze respecteren en daaraan meewerken. Die medewerking is echter wel afhankelijk van de waarborg dat de openbaarmaking, in welke vorm dan ook, de belangen van betrokkenen geen onevenredige schade toebrengt dan wel in strijd is met de beroeps- en gedragsregels van forensisch onderzoekers. In dergelijke gevallen trekken de onderzoekers een duidelijke streep. Een goede afstemming vooraf maakt een doordachte keuze mogelijk als het gaat om openbaarmaking van een onderzoeksrapport.

Download hier een pdf van dit artikel